Cuando se trata de farmacias que gestionan la medicación de los pacientes, la seguridad del paciente y la atención de alta calidad siempre han sido primordiales.
Sin embargo, la desafortunada verdad es que a veces pueden ocurrir errores humanos, lo que puede tener consecuencias nefastas.
Reconociendo este desafío crítico, el concepto de automatización farmacéutica ha surgido y evolucionado a lo largo de varias décadas.
Pero, ¿qué es exactamente la automatización de farmacias?
Es el proceso de usar la tecnología para mejorar la forma en que almacena, dispensa, administra y vuelve a ordenar medicamentos de forma segura e informa toda la actividad relacionada para simplificar todo el proceso de administración de medicamentos.
Los sistemas de automatización avanzados de hoy en día superan con creces a sus predecesores, ya que ofrecen una notable combinación de precisión e integración perfecta en las operaciones diarias, lo que en última instancia conduce a una mejor gestión de inventario, ahorros de dinero y mano de obra, y una mejor interacción y asesoramiento entre la farmacia y el paciente.
El software de automatización funciona con un conjunto de reglas: cuando ocurre X, sucede Y automáticamente.
La función de la automatización es hacer que un proceso repetitivo funcione por sí solo para reducir o minimizar la intervención humana y liberar tiempo y recursos.
Los primeros sistemas de automatización se diseñaron para grandes sistemas sanitarios y centros de llenado, ocupando una cantidad considerable de metros cuadrados.
Sin embargo, una nueva generación de tecnología es asequible, compacta y ahora más accesible para las farmacias comunitarias o especializadas.
El sistema adecuado ayuda a mejorar la seguridad, optimiza el inventario, reduce los errores y acelera los procesos de dispensación.
Históricamente, los errores de medicación han causado graves problemas a los farmacéuticos y a los propietarios de farmacias.
Solo en los Estados Unidos, entre 7,000 y 9,000 personas mueren anualmente debido a un error de prescripción o dispensación.
Miles de pacientes adicionales también experimentan complicaciones con los medicamentos u otros efectos secundarios, pero no informan sobre estos problemas.
La tecnología de automatización de farmacias puede ayudar a mejorar la precisión de los medicamentos y reducir estos riesgos.
Un dispositivo de conteo, por ejemplo, puede proteger contra errores de llenado de recetas.
Un contador simple puede manejar el conteo para eliminar errores de cantidad y permitir que el personal realice verificaciones de inventario con más frecuencia.
Por ejemplo, el Kirby Lester KL1 cuenta casi cualquier comprimido o cápsula de forma rápida, cómoda y precisa.
Es ideal para la gestión de narcóticos y el recuento de inventario físico y superior al recuento manual.
Los dispositivos con software de verificación por escáner, como el Kirby Lester KL1Plus, llevan el recuento un enorme paso más allá. Este pequeño dispositivo obliga a comprobar la medicación en cada recuento, cotejando la medicación dispensada con la prescrita y comprobando la potencia, la cantidad y la dosis. Además, puede forzar un doble recuento de sustancias controladas.
No importa qué tan experimentado sea un farmacéutico o técnico, una máquina casi siempre será más rápida.
La automatización del flujo de trabajo de una farmacia puede hacerse cargo de las tareas repetitivas de menor gravedad y agilizar sus operaciones, lo que le ayuda a surtir las recetas con mayores niveles de velocidad y confianza.
Las máquinas dispensadoras robóticas de farmacia, por ejemplo, pueden automatizar más del 50% de las recetas diarias de una farmacia comunitaria y dispensar, etiquetar, contar y presentar medicamentos a los pocos segundos de realizar el pedido.
Un proceso de verificación de escaneo también ejecuta controles y balances, alertándolo sobre las discrepancias de medicamentos y registrando cada llenado en segundos.
Si se producen discrepancias, puede revisar rápidamente sus registros y verificar cómo se surtió la receta y dónde ocurrió el error.
Estos procesos de gestión de cumplimiento y aseguramiento de la calidad consumen mucho tiempo cuando se completan a mano.
Sin embargo, la automatización puede acelerarlos al tiempo que proporciona registros precisos y detallados y surtidos de recetas.
En consecuencia, libera a sus técnicos de farmacia para que se centren en las interacciones con los pacientes, mejorando la atención al paciente y reduciendo los tiempos de espera de los pacientes.
El éxito de una farmacia está estrechamente ligado a su inventario.
Sin medicamentos a mano, no puede surtir recetas ni ayudar a los pacientes, lo que conduce a una pérdida de ingresos y confianza.
Sin embargo, administrar los volúmenes de recetas también es un equilibrio delicado.
Debe asegurarse de tener suficiente disponible para que los pacientes no tengan que esperar los envíos, pero no tanto como para tener una alta pérdida de vencimiento, estantes abarrotados y una gran cantidad de “productos de baja rotación”.
Todo lo cual afecta negativamente el flujo de caja disponible de la farmacia.
Los sistemas de automatización son una solución viable para la gestión y el cumplimiento del inventario.
Los dispositivos de conteo, los paquetes de software y los dispensadores automáticos realizan un seguimiento de las cantidades de producción y actualizan automáticamente el inventario, lo que reduce las redundancias de existencias y los repedidos innecesarios.
Los registros electrónicos también reemplazan los registros manuales y se sincronizan con el software de su farmacia, lo que lo ayuda a realizar conciliaciones más fluidas y mantener un control más estricto de narcóticos y otros medicamentos sensibles o costosos.
La mayoría de las farmacias permiten un espacio sustancial para almacenar medicamentos y suministros.
Los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de medicamentos con robots dispensadores pueden liberar espacio en el suelo y en el almacenamiento.
Robot dispensador de envases de RoboPharmaDependiendo de la tecnología, estos sistemas de almacenamiento contienen, rastrean y dispensan entre el 50 y el 90% de las existencias de su farmacia.
Por ejemplo, las unidades de dispensación robótica de alta densidad y el software de RoboPharma pueden contener casi todos los medicamentos de una farmacia en un solo lugar y entregar medicamentos preenvasados en segundos.
La robótica RoboPharma es ideal para entornos en los que se llenan la mayoría de los medicamentos en dosis unitarias o blísteres.
Con espacio limitado, crea un sistema de almacenamiento de canales compacto pero seguro y agrega canales según sea necesario.
Almacene miles de dosis en múltiples formatos y realice un seguimiento de las cantidades en cada dispensador, maximizando su espacio e inventario.
Estas soluciones funcionan bien en farmacias hospitalarias concurridas, farmacias comunitarias o farmacias de llenado central que manejan principalmente tarjetas de blíster o medicamentos preenvasados.
Los carros dispensadores automatizados también son una opción polivalente para clínicas y hospitales.
Con estos carros, puede condensar los medicamentos en una ubicación móvil, lo que permite un almacenamiento y una dispensación seguros en el punto de atención.
Puede administrar el inventario a una fracción del costo y el espacio al cambiar al almacenamiento automatizado de medicamentos.
Una sospecha común en torno a la adopción de soluciones de automatización es la pérdida de puestos de trabajo, pero la automatización de la prescripción con frecuencia no requiere recortar o reemplazar personal.
En cambio, cuando se produce una planificación previa reflexiva antes de la implementación, los sistemas de automatización reenfocan o redistribuyen a sus técnicos de farmacia de tareas de bajo valor a tareas de alto valor.
Sus operaciones se vuelven más eficientes a medida que descarga de trabajo repetitivo a la tecnología, y su personal dispone de más tiempo para centrarse en los pacientes o en las iniciativas de creación de negocio (como la sincronización de la medicación, las clasificaciones por estrellas, las vacunaciones y las ventas consultivas de productos sin receta). El software de automatización es especialmente útil en las horas punta del día o de la semana o cuando le falta personal.
Los dispositivos también pueden recoger parte del trabajo rutinario y permitir que el personal se concentre en tareas más complejas que requieren más esfuerzo o experiencia estratégica.
Todas estas tareas deben completarse dentro de la farmacia, pero la automatización lo ayuda a ejecutarlas sin gastar más en el pago de horas extras o contratar más empleados.
Cuando los farmacéuticos y los técnicos pueden encargarse de una mayor atención al paciente y de un trabajo generador de beneficios, como las consultas, la educación del paciente o las vacunas, el personal es más productivo, lo que reduce los costes operativos y mejora los ingresos y los márgenes de beneficio.
Las tecnologías automatizadas permiten a las farmacias trasladar el tiempo y los recursos del trabajo administrativo a la atención al paciente.
Al dedicar menos tiempo a tareas redundantes, el personal de la farmacia tiene más tiempo para interactuar con los pacientes, responder preguntas y educar a los pacientes sobre la salud y el bienestar.
Las tecnologías innovadoras, como los quioscos automáticos de recetas, también le permiten ofrecer una atención de precisión durante todo el día.
Coloque las recetas surtidas en un carrusel seguro y los pacientes podrán recuperar sus medicamentos cuando sea conveniente.
No solo mejora la atención al paciente con una experiencia de recogida más rápida y optimizada, sino que también ahorra tiempo tanto para usted como para su paciente.
Antes de elegir un sistema, tenga en cuenta algunos puntos.
En primer lugar, ¿cuál es el empaque de medicamentos más común en su región?
¿Suele dispensar envases previos, unidades de uso, comprimidos a granel o cápsulas en viales?
El tipo de hardware y software de automatización variará según sus necesidades.
A continuación, examina dónde pasan más tiempo tus empleados y dónde son más ineficientes.
¿Los empleados chocan entre sí?
¿Están retrocediendo a lo largo del día?
¿Sus acciones físicas están permitiendo errores?
¿Los empleados con salarios más altos realizan tareas que los empleados con salarios más bajos podrían realizar?
A continuación, seleccione productos de automatización de rápida implantación, como los de Capsa Healthcare, o construya un sistema customizado para satisfacer sus necesidades. Capsa Healthcare lleva más de 60 años trabajando en los sectores de la automatización de farmacias y las tecnologías de la información en el ámbito sanitario. Nuestros consultores y diseñadores de automatización de farmacias comprenden los riesgos de los errores de medicación y cómo mejorar los flujos de trabajo. Para un software de nueva generación y un mejor rendimiento, elija las soluciones innovadoras de Capsa Healthcare.
